1- كتابة مخطط بجميع التفاصيل التي يجب ان يهتم بيها صاحب المؤتمر
مكتوب بصيغة PDF من اول كيف يمكن ان يعرض فكرته و كيفية استقبال الضيوف حتي نهاية المؤتمر
2- تقسيم ما يحتاج اليه صاحب المؤتمر ان يهتم به و المدة الزمنية التي يحتاجها لاتمامها.
3- كتابة افكار احتياطية في حالة حدوث طارئة كحلول بديلة في وقت الازمات اثناء التنفيذ
4- تقديم اسماء برامج يمكن ان تسهل في عرض محتوي المؤتمر الكترونيا
5- تقديم عرض بوربوينت مبسط لاهداف المؤتمر
