يعد إصدار وثيقة رسمية مؤرشفة ومرقمة من قبل أي منظمة أو شركة من أهم أولويات عملها وظهورها. ويتميز هذا النظام بالعديد من المميزات أهمها:
أرشفة المستندات والمستندات الواردة مع وضع مجموعة من المعلومات المهمة عليها (المرسل – المرسل إليه – نظرة عامة على المحتوى – تاريخ الوصول – تاريخ الإرسال – الملاحظات – التصنيف – الموقع الفعلي) مما يتيح البحث عن البريد بسرعة وسهولة وترتيبه وفرزه المعلومات ومعرفة المراسلات الخاصة بجهة معينة أو متابعة المستندات التي يلزم توقيعها أو جمعها أو معالجتها؛ وذلك حسب القسم أو الموظف المسؤول أو الأهمية
