تم تطوير نظام أرشفة إلكتروني متكامل (Document Management System) يهدف إلى مركزية المستندات داخل المؤسسة، وتحويل الأرشيف الورقي إلى بيئة رقمية آمنة وسهلة الاستخدام. يوفر النظام أدوات متقدمة لإدارة السجلات وتتبعها، مع التركيز على سهولة الوصول وسرعة البحث وحماية البيانات.
أبرز خصائص النظام:
نظام صلاحيات متقدم: إدارة كاملة للمستخدمين والمجموعات مع تحديد دقيق للصلاحيات (إنشاء – قراءة – تعديل – حذف) سواء على مستوى الأقسام أو السجلات الفردية، لضمان أعلى درجات الأمان.
محرك بحث قوي مع دعم OCR: يتيح البحث في أسماء المستندات والوسوم وكذلك داخل محتوى الملفات، بما في ذلك الصور وملفات الـ PDF الممسوحة ضوئياً، من خلال تقنية التعرف الضوئي على النصوص.
تتبع دورة حياة المستند: تسجيل جميع العمليات التي تتم على المستندات من دخول وخروج وتسليم واستلام، مع توفير سجل تاريخي كامل يوضح المسؤولين عن كل خطوة داخل أو خارج المؤسسة.
إدارة صلاحية المستندات: إمكانية تحديد تواريخ انتهاء للمستندات المهمة مثل العقود والتراخيص، مع شاشة مخصصة للتنبيهات التلقائية قبل انتهاء الصلاحية بمدة محددة.
هيكل تنظيمي مرن: بناء هيكل إداري للأقسام الرئيسية والفرعية، مع إدارة السجلات الخاصة بها ودعم إضافة مرفقات متعددة مثل PDF وWord وExcel والصور.
