شروع تطوير نظام إدارة الحضور والغياب

1. مقدمة المشروع تواجه بعض الشركات تحديًا متكررًا في متابعة حضور الموظفين، الإجازات، التأخيرات، وأيام التدريب، خاصة عند الاعتماد على جداول يدوية أو ملفات مشتتة. يهدف هذا المشروع إلى إنشاء نظام ذكي متكامل لإدارة وتتبع الحضور (Attendance Tracker) باستخدام Excel الاحترافي وقاعدة بيانات Access (اختيارية)، لتوفير دقة عالية وسهولة في المراقبة والتحليل دون الحاجة إلى أنظمة خارجية أو تدخل من قسم الـIT. النظام مصمم ليتعامل مع جميع أنواع الحالات اليومية (إجازات – مرضي – تدريب – تأخير) ويُحدّث تلقائيًا من قاعدة البيانات المركزية. 2. أهداف المشروع تبسيط عملية تسجيل الحضور اليومي وتحديثه تلقائيًا. تحليل فوري لعدد أيام الغياب، التأخير، التدريب، والإجازات لكل موظف. ربط البيانات التشغيلية بتقارير تحليلية تساعد الإدارة في اتخاذ القرارات. إنشاء لوحة تحكم تفاعلية تعرض مؤشرات الأداء والانضباط في الوقت الفعلي. 3. مكونات النظام ورقة الحضور (Attendance Log) لتتبع يومي للحضور والانصراف. تحديد نوع اليوم (عمل – إجازة – مرضي – تدريب – تأخير). ربط تلقائي مع قاعدة البيانات لتحديث السجلات. ورقة تحليل الأداء (Performance Sheet): تلخيص عدد الأيام في كل تصنيف لكل موظف. مقارنة بين الأقسام والمستويات الإدارية. حساب النسبة العامة للالتزام والانضباط. ورقة لوحة التحكم (Dashboard): عرض إجمالي الإجازات، أيام التدريب، التأخيرات، والغياب. عرض التصنيف حسب الموظف أو القسم أو الشهر. رسوم بيانية ديناميكية توضح الاتجاه العام للالتزام. 4. الوظائف الذكية المضمنة تحديث تلقائي للبيانات من قاعدة Access (اختياري). أزرار “تحديث البيانات” و“إضافة تسجيل جديد”. تنبيهات فورية عند تجاوز عدد معين من الغيابات أو التأخيرات. حماية تلقائية للمعادلات لضمان سلامة النتائج. إدخال مبسط من خلال واجهة مستخدم (UserForm). 5. التقارير التحليلية المتاحة تقرير إجمالي الحضور والغياب لكل موظف. تقرير التأخيرات الشهرية حسب القسم. تقرير الإجازات المرضية والتدريبية. تقرير معدل الالتزام الأسبوعي والشهري. تقرير تراكمي لعام كامل مع مقارنة الأداء. 6. المواصفات التقنية يعمل على Excel 2016 أو أحدث. قاعدة بيانات Access اختيارية لحفظ السجلات وتعدد المستخدمين. قابل للربط مع Power BI لتوسيع التحليل. يدعم التحديث التلقائي دون الحاجة لأي إعدادات معقدة. 7. مدة التنفيذ من 3 إلى 4 أسابيع تشمل التصميم، الاختبار، والتسليم النهائي. 8. الميزة التنافسية نظام Attendance Tracker يوفر حلاً مرنًا وسهل الاستخدام، يدمج بين قوة التحليل ودقة الإدارة اليومية دون الحاجة إلى بنية تحتية معقدة. كما أنه قابل للتطوير لاحقًا ليشمل تقييم الأداء العام أو الربط مع أنظمة الموارد البشرية.