حل مشكلة تداخل الأولويات وضغط المهام اليومية
المشكلة:
المدير كان كل يوم بيلاقي نفسه قدام عشرات المهام المتداخلة، ومش قادر يحدد يبدأ بإيه. ده كان بيخليه يتوتر، ويأجل المهم، ويغرق في الحاجات الصغيرة اللي مش فارقة في النتائج.
---
الحل اللي عملته:
أول حاجة عملتله تحليل SWOT:
S (Strengths – نقاط القوة): اكتشفت إنه عنده طاقة عالية جدًا في أول اليوم، وبيعرف يتخذ قرارات مهمة بسرعة. ركزت إني أستغل الفترة دي في المهام الكبيرة.
W (Weaknesses – نقاط الضعف): بيميل يضيع وقت في تفاصيل صغيرة (مكالمات أو إيميلات مش أساسية). الحل: قسمت المهام ورتبتها بحيث التفاصيل دي متاخدش أكتر من وقتها.
O (Opportunities – الفرص): عنده فرص في توسيع شبكة العملاء وتنمية المبيعات لو ركز على تطوير استراتيجيات جديدة بدل الانشغال بالمهام الروتينية.
T (Threats – التهديدات/المشاكل): التشتت وتأجيل المهام المهمة، اللي ممكن يضيّع صفقات قوية. الحل: نحط نظام واضح للأولويات.
بعدها استخدمت مصفوفة أيزنهاور لتقسيم المهام:
مهم وعاجل: (زي إغلاق صفقة – اجتماع أساسي – الرد على عميل كبير) → دول لازم يتعملوا في نفس اليوم فورًا.
مهم وغير عاجل: (زي تطوير خطة مبيعات – دراسة سوق – تدريب الفريق) → دول مش بيضغطوا دلوقتي لكن هم اللي بيكبّروا الشغل على المدى البعيد، فخصصتلهم وقت ثابت.
غير مهم وعاجل: (زي بعض الإيميلات أو مكالمات إدارية) → خلصتها بسرعة أو فوّضتها.
غير مهم وغير عاجل: (زي مهام ممكن تستنى أو مش فارقة) → استبعدناها من الجدول.
كمان رتبت اليوم بحيث يبدأ بأهم ٣ مهام كبيرة وقت النشاط العالي، والباقي يتوزع بمرونة على مدار اليوم.
---
النتيجة:
بقى يبدأ يومه وهو واثق من الأولويات، يخلص أهم الحاجات في وقت النشاط، ويحس فعلًا إنه منجز. الضغط قل جدًا لأنه عارف إيه اللي لازم يتعمل وإيه اللي مش مستاهل يضيّع وقته فيه. والنتيجة النهائية كانت إنه أنجز أسرع، وبدأ يحقق نمو ملحوظ في شغله بدل ما يفضل مكانه.
